Мероприятия, в основе которых лежит кейтеринг, планируются заранее и требуют от организаторов всесторонней подготовки к ним. От того, насколько проработаны все мелочи и детали, во многом зависит полноценное восприятие заказчиком праздника или банкета, а также конечный результат.
Организация банкета, независимо от уровня, включает в себя несколько стадий подготовки. Это оформление заказа и прием гостей, подготовка к банкету и организация сервиса. Четкая организованная работа по подготовке и проведению банкета зависит от того, насколько своевременно и подробно согласованы все мелочи, относящиеся к проведению банкета между его заказчиком (устроителем) и компанией, предоставляющей кейтеринг услуги, то есть администрацией заведения общественного питания. Поэтому рекомендуется, чтобы тот, кто будет осуществлять руководство обслуживанием гостей и подготовкой банкета, был должным образом информирован о характерных особенностях данного заказа.
Заказы на проведение юбилеев, свадеб и других торжественных мероприятий принимает метрдотель, директор или администратор, а на большом предприятии общественного питания, где есть специальный стол заказов, такими делами занимается дежурный администратор отдела заказов. При обсуждении заказа с заказчиком назначается дата обслуживания конкретного торжества, общее количество участников, тип обслуживания, тематика проводимого банкета, планируемое место проведения (номер зала или наименование), время начала и завершения мероприятия, предварительное меню и расчетная стоимость заказа клиента с наценками на некоторую продукцию, установленными для конкретного предприятия.
Кейтеринг Киев предлагает организаторам осмотреть помещение для банкета, согласовывает расстановку столов, особые места для различных почетных гостей (если планируется банкет за столом, то организуется размещение гостей за столом в отдельности, на основании нормы 60-80 см на каждого человека), особенности оформления зала, где будет проводиться банкет.
Столы могут иметь разную конфигурацию (Т-тип, П-тип). Это зависит от вида мероприятий и различных пожеланий клиента, однако при этом нужно думать и об удобстве обслуживания: проходы между столами должны быть такими, чтобы могли легко разминуться два официанта. Это обычно означает, что расстояние между двумя отдельно стоящими столами должно быть минимум 2 м, а расстояние между спинкой стула гостя и столом – 50 см. Получается, что официанты могут воспользоваться проходом в 1 м. Об этом должны позаботиться специалисты кейтеринг предприятия.
Кроме того, нужно уточнить, подавать ли гостям специальный коктейль-аперитив, нужны ли украшения из цветов, музыкальное сопровождение банкета и организация места для танцев. Так обычно бывает на различных предприятиях, который представляют сервис кейтеринг.
